Pengolahan Database Sederhana Dengan Excel

Selain dapat digunakan untuk menghitung angka dan statistik, Excel juga dapat digunakan untuk pengolahan sederhana. Dalam bahasan kali ini kita akan praktekkan cara memanfaatkan Excel untuk pengolahan data.

Untuk memulai pengolahan data, langkah pertama kita persiapkan data awal dari database. Ketikkan data berikut dengan menggunakan Excel:

Mengurutkan Data

Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu dapat anda lakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Blok seluruh data (dari kolom No sampai kolom Gaji Bersih)
2. Klik tab Data
   
3. Pilih kategori sort & filter
   
4. Klik tombol sort
   
   Sehingga muncul kotak dialog berikut:
   
   Pada Pilihan Sort by pilih kategori pengurutan (misal: Sort by: BAGIAN)
5. Pada Bagian Order pilih cara pengurutan secara Ascending (A-Z) atau (Z-A) (Misal: Pilih Order: A to Z). Sehingga akan tampil seperti berikut:
   
6. Klik OK, sehingga data akan berubah menjadi:
   

Menyaring Data

Untuk menyaring data sesuai dengan kriteria tertentu, dapat dilakukan dengan cara:

Blok seluruh data (dari kolom No sampai kolom Gaji Bersih)

Klik tab Data

Pilih kategori Sort & Filter

Klik tombol Filter

Sehingga data kita akan berubah menjadi:

1. Pilih salah satu kriteria untuk penyaringan data. (contoh: Klik tanda
   
   pada kolom BAGIAN). Sehingga akan muncul pilihan berikut:
   
2. Pada pilihan yang muncul berikan checklist dari nilai yang akan ditampilkan (Contoh: checklist PEMASARAN dan hilangkan checklist pada pilihan lain). Sehingga tampilan akan berubah menjadi:
   
3. Klik Ok. Sehingga data yang akan ditampilkan akan berubah menjadi:
   
4. Untuk menampilkan lagi seluruh data dapat dilakukan dengan cara:
5. Klik kembali kolom yang sebelumnya disaring (contoh: klik tanda
   
   pada kolom BAGIAN).
6. Pada pilihan yang muncul, berikan checklist pada (Select All).
7. Untuk menghasilkan tanda
   
   pada judul kolom, klik kembali tombol Filter
   
   Pada tab Data
   

Mencari Subtotal

Ada kalanya kita butuh mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu dan mencari subtotal dari masing-masing kategori. Berikut akan kita bahas bagaimana cara melakukan subtotal.

Langkah pertama, urutkan terlebih dahulu data berdasarkan kategori tersebut. (Contoh: Urutkan berdasarkan BAGIAN).

1. Sehingga data akan dihasilkan sebagai berikut:
   
2. Blok seluruh data (dari kolom No sampai kolom Gaji Bersih)
3. Klik tab Data
   
4. Pilih kategori Outline
   
5. Klik tombol Subtotal
   
6. sehingga akan ditampilkan kotak dialog berikut:
   
7. Pada pilihan At each change in pilih kategori pengelompokkan (contoh: pilih BAGIAN).
8. Pada pilihan Use Function pilih fungsi yang diinginkan (contoh: pilih Sum).
9. Pada pilihan Add Subtotal to berikan checklist pada GAJI BERSIH).
10. Klik Ok sehingga akan ditampilkan data sebagai berikut:
    
11. Untuk mengubah tampilan subtotal dapat dilakukan dengan menekan tombol level
    
    . (Contoh: untuk menampilkan tampilan level 2 dapat dilakukan untuk menekan tombol level
    ). Sehingga data yang ditampilkan akan berubah sebagai berikut: